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Formative Evaluation of European Projects

Formative Evaluation of European Projects

The external evaluator (…) has produced a Quality Handbook which contains, for each task, authorship, methodology, results I products, quality criteria, templates, blueprint of satisfaction questionnaires. The 2 external evaluation reports so far issued are very meticulous and try to convey both the views of the partners and the opinion of the evaluator. As each main item is completed by recommendations these are extremely useful tools for the implementation of the Project. (…)  The reports also contain very handy and helpful monitoring tables.

This is an excerpt about my work of External Evaluator from a recent Report (June 2015) produced by EACEA (one of the agencies of the European Commission in charge for project evaluation) approving the Interim report of a LLP multilateral project. The score assigned by EACEA to Evaluation and Quality assurance was 9/10.

Many European projects appoint an External Evaluator because his/her activities are beneficial for the project outcomes. The External Evaluator monitors the project, highlighting what is working properly as well as problem areas, and suggests solutions for improvement. Over the years, working as project writer, country manager, expert, project coordinator, project evaluator, I have gained a thorough expertise in European projects’ management, quality assurance, valorization of products and results and I can support the Coordinator and Partners to set up a monitoring plan and carry out their project smoothly and effectively.

I carry out my evaluation with a formative approach, acting as a ‘critical friend’ in supporting the Partnership to have a clearer view of how the project proceeds and in finding effective solutions to any incurred problem.

The aspects I can monitor are some the following:

  1. Management: the project work plan is carried out smoothly? Products are delivered with the requested features? Deadlines are matched? Cooperation amongst partners is good?
  2. Valorization: target groups know and use the products and methodologies developed by the project? Targets planned for dissemination and exploitation are met?
  3. Products: products and methodologies developed by the project are considered of high quality and appreciated by the target groups? How can their feedback be collected and elaborated?
  4. Impact: what is the effects of the project on attitudes / behaviors of members of target groups? How long will they last? How to measure them?

My work starts by helping the Partnership to structure a Monitoring plan, including the indicators, and to decide the tools and periodicity of data collection. All these are described in a Quality Handbook.

Then I start monitoring examining the communications amongst Partners, the main products, the minutes of face to face and Skype project meetings. Additionally when agreed with the Partnership I can collect further information by preparing and administering questionnaires targeted to specific aspects of the project. In some cases I participate to project meetings and I can be  consulted by the Coordinator and Partners on the best course(s) of action when dealing with a problem.

The results of my monitoring and, when needed, suggestions for improvement are described in periodic Reports.

The cost of my activity as External Evaluator is between 5,000 to 12,000 € depending on the length and dimension of the project, as well as on the number of trips and reports.

I can also train on project managing and project writing.

For contacting me you can use the form below.

Valutazione formativa di progetti europei approvati

Valutazione formativa di progetti europei approvati

Molti progetti europei prevedono la presenza di un valutatore esterno, perché la sua presenza migliora la gestione e la qualità dei risultati del progetto. Il valutatore esterno monitora l’andamento del progetto e evidenzia quello che procede bene e le eventuali criticità, e suggerisce a Coordinatore e Partners soluzioni di miglioramento. Grazie alla mia espereinza nelle attività di progettista, coordinatore, country manager, esperto, valutatore in progetti europei, ho acquisito una conoscenza approfondita nelle modalità ottimali di gestione, assicurazione di qualità, valorizzazione di progetti europei e come Valutatore Esterno posso aiutare Coordinatore e Partners a mettere a punto un sistema di monitoraggio efficace e a gestire il progetto senza intoppi. Svolgo la mia attività con un approccio di valutazione formativa, volto cioè a favorire nel Partenariato l’apprendimento delle migliori modalità di gestione e collaborazione.

Gli aspetti monitorati possono essere uno o più dei seguenti:

  1. Svolgimento: il progetto è condotto nei termini temporali previsti? I prodotti vengono realizzati effettivamente e al costo previsto? La cooperazione fra i Partners è buona?
  2. Valorizzazione: i destinatari del progetto conoscono e utilizzano i prodotti del progetto? Gli obiettivi relativi a disseminazione e utilizzo dei prodotti sono raggiunti?
  3. Qualità dei prodotti: i destinatari del progetto ritengono che i prodotti siano di qualità elevata? In che modo raccogliere il loro feedback?
  4. Impatto: quali sono gli effetti del progetto su atteggiamenti e comportamenti dei destinatari del progetto? Quanto dureranno? Con quali indicatori misurarli?

Il mio lavoro inizia proponendo a Coordinatore e Partners un piano per il monitoraggio del progetto, descritto in un Quality Handbook, in cui vengono definiti anche gli indicatori e la periodicità della raccolta dati.

Successivamente svolgo il monitoraggio esaminando le comunicazioni fra i partner, i prodotti principali, i verbali degli incontri di partenariato (faccia a faccia e via Skype) e inoltre se deciso dal Partenariato posso raccogliere informazioni aggiuntive su aspetti specifici mettendo a punto e distribuendo questionari mirati. Posso inoltre partecipare ad incontri di partenariato.

Il mio lavoro viene riassunto in report periodici che evidenziano con un set di indicatori l’andamento del progetto, i punti di forza e di debolezza e danno consigli di miglioramento su eventuali aspetti problematici.

Di recente, un funzionario di EACEA, l’Agenzia europea che si occupa del monitoraggio dei progetti approvati, ha così commentato la mia attività di valutazione di un progetto (voto assegnato 9/10):

The external evaluator (…) has produced a Quality Handbook which contains, for each task, authorship, methodology, results I products, quality criteria, templates, blueprint of satisfaction questionnaires. The 2 external evaluation reports so far issued are very meticulous and try to convey both the views of the partners and the opinion of the evaluator. As each main item is completed by recommendations these are extremely useful tools for the implementation of the Project. (…)  The reports also contain very handy and helpful monitoring tables.

Il costo della mia attività di valutatore esterno va da 5.000 a 12.000 € per progetto più IVA, a seconda della durata, delle dimensioni del progetto, delle trasferte e del numero dei report.

Per contatti è possibile usare il modulo qui sotto.