Come vengono rendicontati i progetti di Partenariato Strategico?

Come vengono rendicontati i progetti di Partenariato Strategico?

Nel vecchio programma Lifelong Learning, terminato nel 2013, le spese dei progetti Multilaterali (corrispondenti ai Partenariati Strategici del nuovo programma Erasmus+ in vigore dal 2014) andavano rendicontate a costo vero, perciò era necessario inviare a Bruxelles (i progetti Multilaterali venivano controllati a Bruxelles) i conteggi delle spese effettivamente sostenute e conservare copia di tutti i giustificativi dei partners.

Le regole per la stesura dei budget dei Partenariati Strategici, spiegate nella Guida al Programma Erasmus+ alle pagine  115-122 sono state semplificate. In particolare:

  • i costi di gestione e disseminazione del progetto, inclusa la realizzazione di eventuali prodotti intellettuali non di valore europeo, sono rimborsati a forfait secondo la durata: 3000 € all’anno per ciascun partner e 6000 per il presentatore
  • i costi di viaggio e soggiorno per incontri di partenariato sono rendicontati a quota fissa secondo la distanza e il numero di partecipanti: 575 € a persona a incontro per spostamenti andata e ritorno inferiori a 2000 km
  • i costi per la produzione di prodotti intellettuali di valore europeo sono rendicontati moltiplicando il numero dei giorni previsto per la loro realizzazione per un  costo giornaliero standard differenziato per paese  e tipologia di risorsa umana: 1 giorno di lavoro di un ricercatore italiano viene rimborsato con 214 €
  •  i costi per eventi di disseminazione di prodotti intellettuali di valore europeo sono rimborsati con 100 € a partecipante con un massimo complessivo a livello di progetto di 30.000 €.
  • non è più previsto il cofinanziamento.

La Guida al Programma Erasmus+ non spiega però le modalità di rendicontazione dei progetti, né è stata pubblicata la Guida alla rendicontazione (Financial Handbook) che era invece disponibile sul vecchio programma Lifelong Learning. Le modalità di rendicontazione dei Partenariati Strategici sono spiegate invece in un allegato al contratto che le Agenzie nazionali (a cui vanno presentati i progetti di Partenariato Strategico) stipulano con il presentatore. Secondo questo allegato:

  •  i costi di gestione e disseminazione del progetto sono rimborsati a condizione che le attività previste nel progetto, inclusi eventuali prodotti intellettuali non di valore europeo, siano stati effettivamente realizzati. La documentazione a sostegno consiste A. nel racconto delle attività svolte e B. nel caricamento degli eventuali prodotti intellettuali realizzati nel sito europeo per la disseminazione dei prodotti (dovrebbe trattarsi di http://www.europeansharedtreasure.eu/).
  • i costi di viaggio e soggiorno per incontri di partenariato sono rimborsati a condizione che si siano effettivamente svolti. Per viaggi fra la sede di lavoro del partecipante e la sede del partner che ospita l’incontro è sufficiente una dichiarazione del partner che ospita l’incontro. Negli altri casi (incontri a metà strada o con partenza da una sede diversa da quella di lavoro del partecipante, vanno presentati documenti, quali ad esempio biglietti, che provano il viaggio.
  • i costi per la produzione di prodotti intellettuali di valore europeo sono rimborsati a condizione che siano stati effettivamente realizzati e siano di qualità accettabile. La documentazione a sostegno consiste nel A. caricamento degli eventuali prodotti intellettuali realizzati nel sito europeo per la disseminazione dei prodotti B. time card delle persone che li hanno realizzati C. prova della natura della relazione lavorativa fra persona che li ha realizzati e datore di lavoro, cosiccome risulta  nei documenti ufficiali del datore di lavoro D. i prodotti intellettuali devono essere di qualità accettabile come valutata dall’Agenzia Nazionale. Commento: non si parla qui esplicitamente di rapporti di lavoro dipendente e assimilati, perciò va verificato se siano permessi anche contratti  a partita IVA. Nel precedente programma LLP la qualità dei prodotti non veniva controllata; andrà visto chi e con quale rigidità svolgerà il controllo di qualità, che è comunque rischioso.  Andranno richiesti ai partner copia delle time card e del contratto di incarico di ognuna delle persone impiegate nel progetto.
  • i costi per eventi di disseminazione di prodotti intellettuali di valore europeo sono rimborsati a condizione che gli eventi siano stati effettivamente realizzati e siano di qualità accettabile. La documentazione a sostegno consiste A nel racconto delle attività svolte B. nella presentazione dell’agenda e della documentazione distribuita durante l’evento C. nella presentazione di un foglio firme coi dati dei partecipanti.

In concreto, però, ogni Agenzia Nazionale si sta comportando come meglio crede. Ad esempio una mia collega mi diceva che in Grecia l’Agenzia Nazionale sta chiedendo ai coordinatori di dimostare i costi reali di manodopera e pretende che eventuali somme ricevute in eccesso rispetto ai costi reali siano reinvestite nel progetto.

La pubblicazione della Guida alla rendicontazione, in ritardo di 1 anno, dovrebbe portare maggiore uniformità ai comportamenti delle Agenzie Nazionali e evitare comportamenti palesemente in contrasto con la filosofia della rendicontazione a costi unitari adottata in Erasmus+

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